POLITIQUES ET PROCÉDURES

de l'AQDER Du Suroît


POLITIQUES ET PROCÉDURES  (Adopté en septembre 2024)

 

 

 ALLOCATIONS AUX MEMBRES DU COMITÉ DE DIRECTION

 

Chacun des membres du comité de direction recevra une allocation de base de 100$ par année.  Elle sera versée en 2 versements à la fin juin et à la fin décembre.

Un montant de 20$ par heure sera remboursé aux membres présents lors des réunions du comité de direction.  Ce montant pourra être aussi alloué pour la participation à un comité de travail.

 

 

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS ENCOURUS

 

Les membres du comité de direction, les participants à un comité de la section et les délégués dûment mandatés ont aussi droit à un remboursement lors de leur participation.

Sont remboursés : les frais de déplacements (tarifs AQDER)

Les frais de repas (tarifs AQDER)

Les frais d’hébergement normaux (facture ou reçu nécessaire)

Les frais de stationnement et de péage (reçu nécessaire)

Les frais de participation (reçu nécessaire)

 

Pour se faire : Il faut compléter le formulaire prévu à cet effet.

 

 


   POLITIQUE DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS

 

 

ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

 

DOCUMENT

ÉCRIT

WEB

DURÉE

RESPONSABLE

Statuts et règlements

O

O

Tant que non modifiés

 

Comptes-rendus

Assemblées générales

O

O

5 ans

 

Comptes-rendus

Conseil de direction

O

O

5 ans

 

Contenu des réunions d’information

 

O

Tant qu’utile

 

Liste des membres

AQDER

O

O

Toujours

même si modifiée

 

Liste des membres

SUROÎT

O

O

Toujours

même si modifiée

 

Prévisions budgétaires et vote

O

O

5 ans

 

Bilan annuel

Vérificateurs et vote

O

O

5 ans

 

Bilan annuel

AQDER et vote

O

O

5 ans

 

Transactions bancaires

O

O

5 ans

 

Listes de membres du CD (historique)

O

O

Toutes depuis les débuts

 

Activités

 

 

O

2 ans

 

Infos aux membres

 

 

O

5 ans

 

Infos aux non-branchés

O

O

5 ans

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


POLITIQUE SUITE AU DÉCÈS D’UN MEMBRE

Suite au décès de l’un de nos membres réguliers ou conjoint, un montant de 50$ sera versé à l’organisation caritative choisie par les proches. (reçu nécessaire)

 

ORDRE DE LA GRATITUDE

Le récipiendaire de l’Ordre de la Gratitude aura droit à un montant maximal de 175$ pour se procurer un souvenir qui lui rappellera cet honneur. (reçu nécessaire)

 

PROJET DIAMANT

Lors de sont 75è anniversaire, le membre reçoit un diplôme signé par le président de l’AQDER et le président de la section Du Suroît.

Pour souligner cet événement, la section lui remet un bon d’achat de 25$. (reçu nécessaire)

 

POSTE ET IMPRESSION

Les frais postaux et les frais d’impression pour les documents destinés aux membres sont assumés par la section.  Il en est de même pour toute la correspondance.

Il suffit de présenter les reçus ou les factures avec le formulaire de remboursement.

Si l’expéditeur a utilisé sa propre imprimante, il a droit au même tarif qu’un fournisseur.

 

 

ACCUEIL DES NOUVEAUX MEMBRES

1- Rencontre préliminaire

 

À l’annonce d’une prise de retraite, la présidente ou le président prend contact avec elle. Cette rencontre se fait par un moyen télévisuel (Zoom, Team ou autre).

Il s’agit alors de recueillir tous les renseignements qui seront utiles lors des futures démarches : nom, prénom, adresse, courriel, date effective de la retraite, âge et futurs besoins en assurances…

On informe le futur membre au sujet de l’AQDER :

Site de l’AQDER, l’accueil des futurs retraités  et la page web des Assurances.

 

2- Rencontre d’information

 

Une invitation à déjeuner ou à dîner est faite.  Le but de cette rencontre est d’expliquer ce qu’est l’AQDER et la place qu’occupe notre section tout en répondant aux interrogations et en précisant   les options qui se présentent en assurances.

 

Lors de ce repas, le président ou la présidente pourra inviter si nécessaire le conjoint ou la conjointe, un ami ou une amie ainsi que le responsable du soutien en assurances.

 

3- Informer l’AQDER

 

Les renseignements obtenus sont acheminés à l’AQDER (Nancy Briand).  Dès réception, elle fait parvenir à la personne qui prendra sa retraite toute la documentation nécessaire et les formulaires à compléter.

 

Pour tous renseignements supplémentaires ou explications, il est important de communiquer avec l'adjointe administrative (Nancy Briand) par courriel info@aqder.ca ou par téléphone : (514) 353-3254 ou (438) 377-9476.

 

Tous les formulaires dûment complétés doivent lui être retournés dans les délais requis.

 

4- Félicitations et bienvenue

 

Dès que l’AQDER confirme l’adhésion du nouveau membre, le président ou la présidente lui fait parvenir un message de félicitations et de bienvenue.

 

 

5- Présentation officielle du nouveau membre

 

Lors de la première activité à laquelle le nouveau retraité ou la nouvelle retraitée participe, il ou elle est présentée par un membre qui lui est proche.

 

 

6- Acceptation du nouveau membre

 

L’acceptation du nouveau membre se fait lors de l’assemblée générale suivante.