de l'AQDER Du Suroît
POLITIQUES ET PROCÉDURES (Adopté en septembre 2024)
ALLOCATIONS AUX MEMBRES DU COMITÉ DE DIRECTION
Chacun des membres du comité de direction recevra une allocation de base de 100$ par année. Elle sera versée en 2 versements à la fin juin et à la fin décembre.
Un montant de 20$ par heure sera remboursé aux membres présents lors des réunions du comité de direction. Ce montant pourra être aussi alloué pour la participation à un comité de travail.
POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS ENCOURUS
Les membres du comité de direction, les participants à un comité de la section et les délégués dûment mandatés ont aussi droit à un remboursement lors de leur participation.
Sont remboursés : les frais de déplacements (tarifs AQDER)
Les frais de repas (tarifs AQDER)
Les frais d’hébergement normaux (facture ou reçu nécessaire)
Les frais de stationnement et de péage (reçu nécessaire)
Les frais de participation (reçu nécessaire)
Pour se faire : Il faut compléter le formulaire prévu à cet effet.
POLITIQUE DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS
ARCHIVAGE DES DOCUMENTS
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DOCUMENT |
ÉCRIT |
WEB |
DURÉE |
RESPONSABLE |
Statuts et règlements |
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Tant que non modifiés |
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Comptes-rendus Assemblées générales |
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5 ans |
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Comptes-rendus Conseil de direction |
O |
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5 ans |
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Contenu des réunions d’information |
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Tant qu’utile |
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Liste des membres AQDER |
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Toujours même si modifiée |
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Liste des membres SUROÎT |
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Toujours même si modifiée |
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Prévisions budgétaires et vote |
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5 ans |
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Bilan annuel Vérificateurs et vote |
O |
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5 ans |
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Bilan annuel AQDER et vote |
O |
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5 ans |
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Transactions bancaires |
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5 ans |
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Listes de membres du CD (historique) |
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Toutes depuis les débuts |
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Activités
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2 ans |
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Infos aux membres
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5 ans |
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Infos aux non-branchés |
O |
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5 ans |
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POLITIQUE SUITE AU DÉCÈS D’UN MEMBRE
Suite au décès de l’un de nos membres réguliers ou conjoint, un montant de 50$ sera versé à l’organisation caritative choisie par les proches. (reçu nécessaire)
ORDRE DE LA GRATITUDE
Le récipiendaire de l’Ordre de la Gratitude aura droit à un montant maximal de 175$ pour se procurer un souvenir qui lui rappellera cet honneur. (reçu nécessaire)
PROJET DIAMANT
Lors de sont 75è anniversaire, le membre reçoit un diplôme signé par le président de l’AQDER et le président de la section Du Suroît.
Pour souligner cet événement, la section lui remet un bon d’achat de 25$. (reçu nécessaire)
POSTE ET IMPRESSION
Les frais postaux et les frais d’impression pour les documents destinés aux membres sont assumés par la section. Il en est de même pour toute la correspondance.
Il suffit de présenter les reçus ou les factures avec le formulaire de remboursement.
Si l’expéditeur a utilisé sa propre imprimante, il a droit au même tarif qu’un fournisseur.
ACCUEIL DES NOUVEAUX MEMBRES
1- Rencontre préliminaire
À l’annonce d’une prise de retraite, la présidente ou le président prend contact avec elle. Cette rencontre se fait par un moyen télévisuel (Zoom, Team ou autre).
Il s’agit alors de recueillir tous les renseignements qui seront utiles lors des futures démarches : nom, prénom, adresse, courriel, date effective de la retraite, âge et futurs besoins en assurances…
On informe le futur membre au sujet de l’AQDER :
Site de l’AQDER, l’accueil des futurs retraités et la page web des Assurances.
2- Rencontre d’information
Une invitation à déjeuner ou à dîner est faite. Le but de cette rencontre est d’expliquer ce qu’est l’AQDER et la place qu’occupe notre section tout en répondant aux interrogations et en précisant les options qui se présentent en assurances.
Lors de ce repas, le président ou la présidente pourra inviter si nécessaire le conjoint ou la conjointe, un ami ou une amie ainsi que le responsable du soutien en assurances.
3- Informer l’AQDER
Les renseignements obtenus sont acheminés à l’AQDER (Nancy Briand). Dès réception, elle fait parvenir à la personne qui prendra sa retraite toute la documentation nécessaire et les formulaires à compléter.
Pour tous renseignements supplémentaires ou explications, il est important de communiquer avec l'adjointe administrative (Nancy Briand) par courriel info@aqder.ca ou par téléphone : (514) 353-3254 ou (438) 377-9476.
Tous les formulaires dûment complétés doivent lui être retournés dans les délais requis.
4- Félicitations et bienvenue
Dès que l’AQDER confirme l’adhésion du nouveau membre, le président ou la présidente lui fait parvenir un message de félicitations et de bienvenue.
5- Présentation officielle du nouveau membre
Lors de la première activité à laquelle le nouveau retraité ou la nouvelle retraitée participe, il ou elle est présentée par un membre qui lui est proche.
6- Acceptation du nouveau membre
L’acceptation du nouveau membre se fait lors de l’assemblée générale suivante.